In der Nachrichtenübersicht in Outlook und auf den BlackBerry Smartphones wird Datum und Uhrzeit der E-Mails angezeigt. Aber worauf bezieht sich die Zeitangabe?

Outlook

Outlook zeigt in der Nachrichtenübersicht das Datum und die Uhrzeit an, wann die E-Mail dem Empfängerpostfach zugestellt wurde.

Beim Öffnen der E-Mail sieht man in der Kopfzeile die Zeitangabe des Versands der E-Mail. Man kann hier also feststellen, wie lange die E-Mail unterwegs war, bis sie dem Postfach zugestellt wurde. Bei dieser Zeitangabe wird die Zeitzoneneinstellung des Mailservers des Absenders ebenfalls berücksichtigt und automatisch in die Zeitzone umgerechnet, die auf dem Client aktiviert ist. Wenn also die Zeitzoneneinstellung des Mailservers des Absenders nicht stimmt, können sich hier Diskrepanzen ergeben. Gleiches gilt, wenn Datum und Uhrzeit auf dem Absenderserver falsch eingestellt sind.

Bei dem in den obigen Screenshots dargestellten Beispiel war die E-Mail also 10 Minuten unterwegs, bis sie meinem Postfach zugestellt wurde.

BlackBerry

Die Datun-/Zeitangabe, die in der Nachrichtenübersicht auf dem BlackBerry angezeigt wird, entspricht der Zeit, zu der die E-Mail auf das Smartphone zugestellt wurde. Im gezeigten Screenshot war das Gerät des Empfängers zwischen 19:42 und 19:54 nicht erreichbar.

Hier gilt ebenfalls, dass beim Öffnen der E-Mail Datum und Uhrzeit des Versands angezeigt werden.

Fazit

Treten bei der Zustellung einer E-Mail Verzögerungen auf, können diese durch Vergleich der Absendezeit und Empfangszeit identifiziert werden. Dabei muss man jedoch berücksichtigen, dass sich eine zeitliche Differenz auch durch fehlerhafte Zeitzoneneinstellungen bzw. fehlerhafte Zeiteinstellungen des Absenderservers ergeben kann.

Die zeitliche Differenz zwischen Zustellung im Postfach und Zustellung auf dem BlackBerry Smartphone kann folgende Ursachen haben:

• BlackBerry Enterprise Server ausgefallen bzw. Dienste nicht gestartet
• BlackBerry Smartphone des Empfängers ausgeschaltet / nicht erreichbar
• Während Telefonaten werden keine E-Mails auf das BlackBerry Smartphone zugestellt

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Problembeschreibung:

Eine vom Anwender erstellte Posteingangsregel, mit deren Hilfe E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch in einen Unterordner des Postfachs verschoben werden sollten, funktionierte nicht. Die E-Mails verblieben im Posteingang.

Analyseverlauf:

Zunächst wurde mit dem Anwender die Regel überprüft, weil hier häufig fehlerhafte Einstellungen Probleme verursachen können. Die Einstellungen waren jedoch in Ordnung.

Im zweiten Schritt wurden die Regeln in eine Datei exportiert und anschließend durch Starten von Outlook mit dem Parameter /CleanRules vollständig gelöscht. Nach manuellem Erstellen einer Regel mit identischen Einstellungen, wie die ursprüngliche Regel, verlief ein abschließender Test negativ, das Problem blieb hartnäckig bestehen.

Lösung:

Mit Hilfe von MFCMapi konnte ich das Problem schließlich lösen. Ursache war eine versteckte Nachricht des Typs IPM.MessageManager im Posteingang des Anwenders. Diese war allerdings aus dem Jahr 2004, wo in dieser Umgebung noch Exchange 5.5 verwendet wurde. Nach Löschen dieser Nachricht und einem Neustart von Outlook war das Problem behoben. Interessanterweise wurde durch den Neustart von Outlook eine neue Nachricht IPM.MessageManager im Posteingang angelegt.

Leider konnte ich keine Informationen zur Message Class IPM.MessageManager finden. Auch in der Übersicht über die verschiedenen Message Classes bei Frank, fehlt eine Beschreibung.

Mit dem gleichen Lösungsansatz wurde auch folgendes Problem beseitigt: Anwender hat das Phänomen, dass Antworten auf von Ihm erstellte Besprechungen nach ca. 5 Minuten automatisch in gelöschte Objekte landen.

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Ein Nachrichtenrückruf hat zur Folge, dass die ursprüngliche E-Mail aus dem Postfach des Empfängers gelöscht wird.  Dazu wird an den/die Emfpänger eine spezielle Nachricht gesendet, die je nach Konfiguration entweder automatisch verarbeitet wird, oder beim Öffnen des Nachrichtenrückrufs die ursprüngliche E-Mail löscht.

Für den Rückruf einer Nachricht, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Empfänger muss über ein Postfach auf einem Exchange Server verfügen
2. Der Nachrichtenrückruf ist nur dann erfolgrecih, wenn der Empfänger zuerst den Nachrichtenrückruf öffnet. Wenn die zurückgerufene Nachricht bereits gelesen bzw. geöffnet wurde, schlägt ein Nachrichtenrückruf fehl
3. Wenn der Empfänger in Outlook unter Optionen zur Verlaufkontrolle das Kontrollkästchen “Anfragen und Anfrageantworten beim Eintreffen bearbeiten” deaktiviert hat, schlägt ein Nachrichtenrückruf fehl
4. Wenn der Empfänger die Nachrichten des Absenders per Regel in einen Unterordner seines Postfachs verschieben lässt, schlägt der Nachrichtenrückruf ebenfalls fehl.

Diese Punkte zeigen, dass man sich auf die Funktion eher nicht verlassen sollte. Speziell wenn man die menschliche Neugierde berücksichtigt (was hat er/sie denn so schlimmes geschrieben, dass jetzt die Nachricht zurückgerufen wird), kann man eher davon ausgehen, dass die meisten Rückrufe nicht gelingen. Insofern sollte auch beim Verfassen von E-Mails die notwenige Sorgfalt an den Tag gelegt werden, damit man nicht in die Verlegenheit kommt, die Rückruf-Funktion verwenden zu müssen.

Informationen zu den Einschränkungen des Nachrichtenrückrufs gibt es auf den Office Seiten von Microsoft.

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Sehr häufig ist die Ursache für Performance Probleme in Outlook die Tatsache, dass sich zu viele Elemente in einem Ordner befinden. Laut Microsoft ist mit Einbußen bei der Performance zu rechnen, wenn Ordner mehr als 3.500 bis 5.000 Elemente enthalten. Ich habe diesbezüglich Anwender erlebt, die z.B. 12.000 Einträge im Kalender hatten. In diesen Fällen kann nur die Reduzierung der Elementanzahl in den einzelnen Ordnern helfen. Der Einsatz einer Archivierungslösung wie Enterprise Vault schafft keine Abhilfe, weil hierbei nur die Größe der Elemente verringert wird.

Quelle: Microsoft KB905803

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Ursache: In der Standardvorlage für den Ausdruck einer Tagesansicht aus dem Kalender ist die Option “Aufgabenblock” bzw. “Aufgaben” aktiviert. Damit dies beim Ausdruck eines fremden Kalenders funktioniert, benötigt man neben den Rechten auf den Kalender auch Zugriffsberechtigung auf den Ordner “Aufgaben” (Tasks) im anderen Postfach.

Lösung: Wahlweise kommt eine der folgenden Lösungsmöglichkeiten in Frage

• entweder erhält man Zugriffsberechtigung auf den Ordner “Aufgaben” im anderen Postfach, dessen Kalender man ausdrucken möchte
• oder man deaktiviert die Option “Aufgabenblock” in den Einstellungen der Standardvorlage für den Ausdruck einer Tagesübersicht

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Fehlerbeschreibung: Anwender kann keine Adressen aus dem Globalen Adressbuch zu seinen Kontakten hinzufügen.

Grund: Die Schaltfläche fehlt. Die beiden folgenden Screenshots zeigen einen Adressbucheintrag

Ursache:Der Dienst “Outlook-Adressbuch” ist nicht vorhanden bzw. nicht konfiguriert

So sieht es im Fehlerfall aus	So sollte es aussehen

Behebung:

	In Outlook auf Extras, dann E-Mail-Konten klicken
	Den Eintrag “Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen” auswählen und auf “Weiter” klicken
	Auswahl von “Zusätzliche Adressbücher” und auf “Weiter” klicken
	Den Eintrag “Outlook-Adressbuch” auswählen und auf “Weiter” klicken
	Die Meldung mit “OK” bestätigen und anschließend Outlook neu starten
	Abschließend den Ordner “Kontakte” mit der rechten Maustaste anklicken und “Eigenschaften” auswählen. Jetzt im Reiter “Outlook-Adressbuch” sicherstellen, dass die Option “Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen” aktiviert ist.

Das beschriebene Problem kann nach meinen Erkenntnissen in Outlook 2007 nicht auftreten

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Fehlerbeschreibung: Obwohl alle E-Mails im Posteingang des Gruppenpostfachs als gelesen markiert sind, erscheint Posteingang fettgedruckt mit einer Zahl in Klammern dahinter. Es sind also noch ungelesene E-Mails vorhanden, die jedoch für den Anwender nicht sichbar sind. Der Anwender wurde via Active Directory Benutzer und Computer mit den Berechtigungen “Vollzugriff” auf das Postfach versehen.

Ursache: Der Posteingang enthält eine oder mehrere E-Mails, die vom Absender mit der Vertraulichkeit “Privat” gekennzeichnet wurden.

Hintergrund: Als privat gekennzeichnete E-Mails können nur unter folgenden Bedingungen gelesen werden:

• Anmeldung am Postfach mit dem User-Account, dem das Postfach zugeordnet ist
• Anmeldung am Postfach mit einem beliebigen User-Account, sofern dieser über Stellvertreterberechtigungen mit dem Zusatz “Stellvertreter darf private Elemente einsehen” versehen ist

Sofern man als Administrator keinen Zugriff auf das zum Gruppenpostfach gehörende Benutzerkonto hat, weil dieses z.B. deaktiviert ist, oder aber das Kennwort nicht bekannt ist, kann man die notwendigen Stellvertreter wie folgt einrichten:

1. Zunächst muss der Administrator die Berechtigung “Vollzugriff” auf das Postfach erhalten
2. Im nächsten Schritt müssen alle Stellvertreter die Berechtigung “Senden im Auftrag von” (Send on behalf) auf das Gruppenpostfach erhalten
3. Jetzt in Outlook ein separates Profil für das Gruppenpostfach anlegen und anschließend Outlook mit diesem Profil starten
4. Unter Extras, Optionen, Stellvertretung findet man jetzt alle Benutzer, die in Schritt 2 die Berechtigung “Senden im Auftrag von” erhalten haben vor.  Jetzt müssen die Berechtigungen dieser Personen nur noch angepasst werden:
   - Posteingang – Berechtigungsstufe 3
   - Option “Stellvertreter darf private Elemente sehen” muss aktiviert werden

Wichtiger Hinweis: Wenn man die Option “Stellvertreter darf private Elemente sehen” auf Verteilerlisten anwendet, so ist diese Option für Mitglieder des Verteilers unwirksam.

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Ein Tipp, den ich dazu gefunden hatte war die Datei outlook.ost zu löschen und durch Starten von Outlook neu anlegen zu lassen. Dies hat in meinem Fall nicht geholfen. Die eigentliche Ursache war, dass der Account “NT Autorität\SELBST” (NT Authority\SELF) nicht genügend Rechte auf meinem User-Account besaß. Lösung: Berechtigungen durch Übernahme der Standardberechtigungen angepasst.

Hintergrund: Mein Account war einige Zeit Mitglied in einer geschützten Gruppe (protected group), wodurch die Berechtigungen automatisch angepasst wurden (siehe dazu: http://www.roland-ehle.de/archives/392#more-392)

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Dazu muss folgender Eintrag zur Registry hinzugefügt werden:

Pfad: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST\
Value Name: PstDisableGrow
Value Type: REG_DWORD
00000001

Für Outlook 2003 lautet der Pfad HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST\

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Hintergrund: In Europa und in den USA werden die Kalenderwochen gemäß ISO 8601 nummeriert. In der ISO sind folgende Rahmenbedingungen festgelegt:

1. Der erste Tag einer Woche ist Montag, demnach ist Sonntag der letzte Tag einer Woche
2. Die erste Kalenderwoche eines Jahres ist die Woche, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält, oder anders ausgedrückt die erste 4-Tage-Woche

Zufällig fiel der 1. Januar 2009 auf einen Donnerstag, deshalb ist die Wochennummerierung für das Jahr 2009 in Outlook korrekt, wenn man als Option für die erste Jahreswoche “Beginnt am ersten Januar” eingestellt hat. Aber schon im nächsten Jahr würde bei dieser Einstellung die Nummerierung nicht mehr stimmen.

Wer sich über die Regelungen detailliert informieren möchte, kann sich die ISO 8601 herunterladen.

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