Nach Einrichtung eines Onlinearchivs (Archivpostfach) besteht natürlich der Wunsch, dass Postfachinhalte automatisch archiviert werden. In Verbindung mit PST Dateien ist die Outlook Funktion “Auto Archivieren” hinlänglich bekannt. Exchange 2010 bietet mit dem Messaging Records Management (MRM) neue Möglichkeiten.
Was ist Messaging Records Management (MRM)?
Mit zunehmender Anzahl an E-Mails wird es für Anwender immer schwieriger zu entscheiden, welche E-Mails aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen. Daraus resultiert, dass in sehr vielen Fällen einfach alle E-Mails, unabhängig von deren Wichtigkeit, aufbewahrt werden. Archivierungslösungen wie Enterprise Vault archivieren den gesamten Postfachinhalt. Das Messaging Records Management greift an dieser Stelle unterstützend ein und bietet den Anwendern die Möglichkeit, durch Zuweisen einer Ablaufkennzeichnung (Retention Tag) festzulegen, wann eine E-Mail abläuft (siehe Screenhsot)
Neben Ablaufkennzeichen können auch Archivierungskennzeichen angewendet werden, mit denen festgelegt werden kann wann Elemente in das Archivpostfach verschoben werden. Im Zusammenhang mit den Kennzeichnungen wird von Microsoft der Begriff Tag verwendet.
Hinweis: Weder Aufbewahrungs- noch Archivierungskennzeichen schützen E-Mails vor manuellem Eingriff durch den Anwender. Beispielsweise ist ein Löschen einer E-Mail auch vor Ablauf der Frist möglich, die per Aufbewahrungskennzeichen festgelegt wurde. Elemente aus dem Archivpostfach können jederzeit wieder zurück ins “normale” Postfach verschoben werden.
Um die Archivierungs- und Aufbewahrungskennzeichen anwenden zu können, muss der Anwender entweder Outlook 2010 oder Outlook Web App für den Zugriff auf sein Postfach verwenden. Mehrere Kennzeichen können zentral in einer Richtlinie zusammengefasst werden. Es besteht auch die Möglichkeit, zentral eine Standardrichtlinie zu definieren.
Zuweisung und Vererbung
Die Kennzeichen können sowohl einzelnen Elementen (z.B. E-Mails), als auch Ordnern innerhalb der Postfach-Gesamtstruktur zugewiesen werden. Wird einem einzelnen Element keine Kennzeichnung zugeordnet, wird automatisch entweder die Standardkennzeichnung verwendet, sofern vorhanden, oder die Kennzeichnung des Ordners, in dem sich das Element befindet, geerbt. Die Zuweisung kann jederzeit manuell angepasst und geändert werden.
Die folgenden Screenshots zeigen die Zuweisung auf Ordnerebene (links) bzw. Elementebene.
Zentrale Vorgaben
Dem Kennzeichen bzw. Tags können zentral zu einer Richtlinie zusammengefasst und den Postfächern zugewiesen werden. Im Rahmen der Exchange Installation wird eine Richtlinie mit folgenden Archivkennzeichen installiert:
- Archivierung nach 1 Jahr
- Archivierung nach 5 Jahren
- Nie archivieren
- Archivierung nach 2 Jahren (Standard)
Sofern einem Postfach keine Richtlinie zugewiesen ist, wird diese Richtlinie angewendet, d.h. Elemente, die älter als 2 Jahre sind werden automatisch in das Archivpostfach verschoben.
Hier stehen sowohl Ablaufkennzeichen, als auch Archivierungskennzeichen zur Verfügung. In Outlook wird hier leider der Begriff Richtlinie verwendet.
lädt ...
Kommentare