Vor Veröffentlichung von Exchange 2010 gab es allerlei Gerüchte um die neuen Funktionen, speziell das Feature Archivierung sorgte für Interesse und wildeste Spekulationen. Umso mehr ist es an der Zeit mit den falschen oder unvollständigen Informationen aufzuräumen:
Exchange 2010 beinhaltet _keine_ Archivierungsfunktion im Sinne einer gesetzlichen Archivierung
Begründung: Bei einer gesetzteskonformen Archivierungslösung muss gewährleistet sein, dass die archivierten E-Mails nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Dies ist beim Onlinearchiv nicht der Fall.
Um den gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung Folge zu leisten, benötigt man also auch in Zukunft Tools wie Enterprise Vault und Co. Was hat es nun aber mit dem Archiv unter Exchange 2010 auf sich?
Das Onlinearchiv in Exchange 2010 wurde von Microsoft eingeführt, um die PST-Dateien abzulösen, gleichzeitig soll aber die Größe der Postfächer sinnvollen Beschränkungen unterliegen. Das Onlinearchiv ist ein sekundäres Postfach, das mit dem Hauptpostfach des Anwenders verknüpft ist. Die Daten werden ebenfalls in der gleichen Postfachdatenbank gespeichert wie das Hauptpostfach. Für das Onlinearchiv können separate Größenbeschränkungen festgelegt werden.
Das Onlinearchiv steht dem Anwender sowohl beim Zugriff mit Outlook (ab Outlook 2010), als auch im Outlook Web Access zur Verfügung. Dank der postfachübergreifenden Suche, die ebenfalls in Exchange 2010 eingeführt wurde, kann der Anwender in einem Vorgang sowohl das Hauptpostfach, als auch das Onlinearchiv durchsuchen. Im Gegensatz zum Inhalt des Hauptpostfachs steht das Onlinearchive im Offline Modus nicht zur Verfügung, wird also nicht gecached.
Die Vorteile des Onlinearchivs:
- Reduzierung der Postfachgröße
- Höhere Datensicherheit als bei PST Dateien
- Reduzierung der Größe der OST Datei bei Verwendung des Cache Modes
- keine separate Konfiguration in Outlook erforderlich, um das Onlinearchiv einzubinden
Das Feature Onlinearchiv bzw. Archivpostfach kann sowohl bei der Anlage eines neuen Postfachs, als auch nachträglich aktiviert werden.
Ein Postfach, für das die Onlinearchiv Funktion aktiviert wurde, wird in der Exchange Verwaltungskonsole mit einem anderen Symbol dargestellt (links), als ein normales Postfach (rechts)
Der Anwender kann für jedes Element bzw. jeden Ordner (rechtes Bild) innerhalb des Hauptpostfachs eine Archivierungsrichtlinie festlegen. Archivierungsrichtlinien können aber auch zentral vorgegeben werden (separater Artikel dazu folgt)
Wird das Archivpostfach für ein Postfach deaktiviert, taucht das Archivpostfach in der Liste der getrennten Postfächer auf und kann von dort aus auch wieder mit dem Hauptpostfach verknüpft werden.
Fazit: Auch wenn die Funktion nicht, wie von vielen erhofft, die Vorgaben einer gesetzlichen Archivierung erfüllt, so ist sie doch meiner Meinung nach sehr nützlich. Datenverluste bei Verwendung von PST Dateien zur Archivierung sind nicht selten, speziell wenn die PST-Dateien im Netzwerk abgelegt werden (was eigentlich von Microsoft nicht unterstützt wird). Das Archivpostfach ist hier eine wirklich sinnvolle Alternative.
lädt ...
[New Post] Exchange 2010: Online Archiv != Archivierung – via @twitoaster http://www.roland-ehle.de/archives/868
via Twitoaster
[...] Einrichtung eines Onlinearchivs (Archivpostfach) besteht natürlich der Wunsch, dass Postfachinhalte automatisch archiviert werden. In Verbindung [...]