Outlook: “unsichtbare” E-Mails im Gruppenpostfach

Eine sehr häufig vorkommende Supportanfrage hat mit “unsichtbaren” E-Mails in Gruppenpostfächern zu tun.

Fehlerbeschreibung: Obwohl alle E-Mails im Posteingang des Gruppenpostfachs als gelesen markiert sind, erscheint Posteingang fettgedruckt mit einer Zahl in Klammern dahinter. Es sind also noch ungelesene E-Mails vorhanden, die jedoch für den Anwender nicht sichbar sind. Der Anwender wurde via Active Directory Benutzer und Computer mit den Berechtigungen “Vollzugriff” auf das Postfach versehen.

Ursache: Der Posteingang enthält eine oder mehrere E-Mails, die vom Absender mit der Vertraulichkeit “Privat” gekennzeichnet wurden.

Hintergrund: Als privat gekennzeichnete E-Mails können nur unter folgenden Bedingungen gelesen werden:

• Anmeldung am Postfach mit dem User-Account, dem das Postfach zugeordnet ist
• Anmeldung am Postfach mit einem beliebigen User-Account, sofern dieser über Stellvertreterberechtigungen mit dem Zusatz “Stellvertreter darf private Elemente einsehen” versehen ist

Sofern man als Administrator keinen Zugriff auf das zum Gruppenpostfach gehörende Benutzerkonto hat, weil dieses z.B. deaktiviert ist, oder aber das Kennwort nicht bekannt ist, kann man die notwendigen Stellvertreter wie folgt einrichten:

1. Zunächst muss der Administrator die Berechtigung “Vollzugriff” auf das Postfach erhalten
2. Im nächsten Schritt müssen alle Stellvertreter die Berechtigung “Senden im Auftrag von” (Send on behalf) auf das Gruppenpostfach erhalten
3. Jetzt in Outlook ein separates Profil für das Gruppenpostfach anlegen und anschließend Outlook mit diesem Profil starten
4. Unter Extras, Optionen, Stellvertretung findet man jetzt alle Benutzer, die in Schritt 2 die Berechtigung “Senden im Auftrag von” erhalten haben vor.  Jetzt müssen die Berechtigungen dieser Personen nur noch angepasst werden:
   - Posteingang – Berechtigungsstufe 3
   - Option “Stellvertreter darf private Elemente sehen” muss aktiviert werden

Wichtiger Hinweis: Wenn man die Option “Stellvertreter darf private Elemente sehen” auf Verteilerlisten anwendet, so ist diese Option für Mitglieder des Verteilers unwirksam.

Eine sehr häufig vorkommende Supportanfrage hat mit "unsichtbaren" E-Mails in Gruppenpostfächern zu tun. Fehlerbeschreibung: Obwohl alle E-Mails im Posteingang des Gruppenpostfachs als gelesen markiert sind, erscheint Posteingang fettgedruckt mit einer Zahl in Klammern dahinter. Es sind also noch ungelesene E-Mails vorhanden, die jedoch für den Anwender nicht sichbar sind. Der Anwender wurde via Active Directory ...