Mit Exchange 2010 führte Microsoft das Messaging Records Management ein. Hierbei können sogenannte Aufbewahrungsrichtlinientags (Retention tags) in Aufbewahrungsrichtlinien zusammengefasst werden, die wiederum Postfächern zugeordnet werden können. Der Anwender hat dann die Möglichkeit einzelnen Elementen oder Ordnern Tags wie zuzuweisen. Durch solche Tags können beispielsweise alle Elemente, die älter als 2 Jahre sind automatisch ins Archivpostfach verschoben werden (mehr Infos unter: http://www.roland-ehle.de/archives/876).
Mit dem Servicepack 1 hat Microsoft die Möglichkeit eingeführt, die Aufbewahrungsrichtlinien über die grafische Oberfläche der Exchange Verwaltungskonsole zu verwalten. Vermutlich erhofft man sich dadurch eine größere Akzeptanz.
In folgendem Beispiel werde ich eine Aufbewahrungsrichtlinie anlegen, die lediglich einen Tag enthält, der dafür sorgen soll, dass die Systemmeldungen, die ich erhalte, automatisch nach 14 Tagen gelöscht werden.
- Anlegen des Aufbewahrungsrichtlinientags (was für ein Wort)
Nach dem Öffnen der Exchange Verwaltungskonsole findet man unter Organisationskonfiguration, Postfach den Reiter “Aufbewahrungsrichtlinientags”. Dort sind die vorgefertigten Tags bereits enthalten.Groß ist des Meisters Kraft, wenn er mit der rechten schafft: Ein Rechtsklick auf eine leere Stelle fördert das Kontextmenü zutage, hier bitte “Neues Aufbewahrungsrichtlinientag” auswählen
Die Auswahl von “Persönliche Ordner” hat zur Folge, dass dieser Tag dem Anwender in Outlook als Wahloption zur Verfügung steht und nicht als Standardtag festgelegt wird.
Auswahl der Aktion “Löschen und Wiederherstellung zulassen”
Gut finde ich, dass hier am Ende auch der entsprechende Powershellbefehl angezeigt wird. In diesem Fall wäre der Powershellbefehl:
New-RetentionPolicyTag -Name 'Remove-Systemmsgs-14d' -Type "Personal" -Comment ' -AgeLimitForRetention '14.00:00:00' -RetentionAction 'DeleteAndAllowRecovery' -RetentionEnabled $true
- Anlegen der AufbewahrungsrichtlinieAuswahl “Neue Aufbewahrungsrichtlinie” aus dem Kontextmenü
Hinzufügen des Aufbewahrungsrichtlinientags
Last but not least, Zuweisen der Aufbewahrungsrichtline an ein Postfach. Wichtig: Jedem Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen werden.
- Und so sieht das dann aus, wenn die Aufbewahrungsrichtlinie einem Ordner zugewiesen ist
In E-Mails taucht dann ebenfalls der Hinweis auf den Ablaufzeitpunkt auf:
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